La lista de invitados, sin perderse

Empezad por los círculos

Antes de escribir nombres, dibujad círculos: la familia más cercana, la familia extensa, los amigos de siempre, los compañeros de trabajo y los conocidos. Así veréis de un vistazo dónde hay que recortar si el presupuesto o el salón no dan para todos.

No hace falta que la lista esté perfecta a la primera. Lo importante es tener una versión que se pueda ir corrigiendo.

Agrupad a las personas que van juntas

Cada invitación suele llegar a un grupo: una pareja, una familia, unos amigos que viven juntos. Usad una columna de «grupo» en la lista, y que el mismo nombre se repita en cada miembro. Así será fácil enviar una sola invitación por grupo y no dejar a nadie fuera por error.

Acompañantes y niños

Hay dos preguntas que cambian el número de personas: si cada invitado viene acompañado y si hay niños. Para los acompañantes, pedid el nombre cuanto antes; si aún no lo sabéis, anotad que lleva acompañante y poned el nombre en cuanto lo sepáis. Para los niños, anotad la edad: el catering suele tratarlos de forma distinta.

Alergias y menús especiales

Pedid a cada invitado que indique si tiene alergias o si necesita un menú especial. Son datos de salud: pedidlos solo para el catering y guardadlos con cuidado. Los catorce alérgenos de declaración obligatoria son una buena referencia para preguntar.

Cuándo cerrar la lista

La lista se cierra cuando el catering necesita el número final, normalmente unas semanas antes del día. Hasta entonces se puede seguir añadiendo gente; después, cualquier cambio tiene coste. Una herramienta como la plantilla de invitados en Excel tiene las columnas de esta guía y un resumen que se calcula solo.

Para saber cómo confirmar cada persona, lee la guía sobre confirmar la asistencia.