Cómo confirmar la asistencia a la boda, sin perseguir a nadie

Por qué la cifra llega tarde

El catering necesita el número final de comensales con antelación, y casi siempre llega tarde. La causa suele ser la misma: no hay un plazo claro, cada persona responde cuando quiere y nadie tiene la lista al día. Con tres cosas bien hechas, el problema desaparece.

Un plazo claro y comunicado

Fijad una fecha límite para confirmar y decidla en la invitación, en el mensaje y en cualquier recordatorio. Que sea una fecha concreta, con margen suficiente antes del plazo que pide el catering. Un plazo que solo se dice de palabra no cuenta.

Un recordatorio a tiempo

Un recordatorio unas semanas antes del plazo funciona mejor que una llamada de última hora. Enviadlo a quien no ha respondido, sin reprochar nada: basta con recordar la fecha y dar la facilidad de responder en un momento.

Una lista que se mira cada día

Mientras llegan las respuestas, conviene tener una sola lista donde se vea quién ha confirmado, quién no y quién tiene alergias. Si cada respuesta va a un mensaje distinto, es fácil que alguna se pierda. La plantilla de invitados tiene un resumen que se calcula solo con las respuestas.

Cerrar el número

Cuando pasa el plazo, se pide al catering el número final con tiempo de sobra. Las personas que no hayan contestado se cuentan como no asistentes solo si lo habéis acordado antes. Si aparece alguien después, conviene que el catering sepa que puede haber un ajuste.

Las alergias y los menús

Pedid la información de alergias y menús en la misma confirmación, no en un mensaje aparte. Así el catering recibe todo de una vez. La página de confirmación de asistencia muestra cómo se recogen por persona.